Smjernice za upravljanje dobrima u ustanovama posvećenog života i družbama apostolskog života

KONGREGACIJA ZA USTANOVE POSVEĆENOG ŽIVOTA

I DRUŽBE APOSTOLSKOG ŽIVOTA

Kome je god mnogo dano, od njega će se mnogo iskati.

Kome je mnogo povjereno, više će se od njega iskati

(Lk 12, 48)

Smjernice za upravljanje dobrima

u ustanovama posvećenog života

i družbama apostolskog života

Okružnica

Draga braćo i sestre,

područje ekonomije je sredstvo misijskog djelovanja Crkve[1]. Na završetku simpozija održanog u ožujku ove godine na temu “Upravljanje crkvenim dobrima ustanovâ posvećenog života i družbi apostolskog života u službi čovjeka i misije Crkve”, na kojem je sudjelovao veliki broj generalnih poglavara i ekonomâ iz mnogih ustanova[2], u očekivanju posebnog naputka o toj temi, ovaj se dikasterij ovim pismom obraća na poseban način voditeljima na različitim razinama, da ukaže na temeljne sastavnice o upravljanju dobrima i pruži korisne sugestije za preustroj djelovanja[3].

Na simpoziju je potvrđeno da su dobra ustanovâ posvećenog života i družbi apostolskog života »crkvena dobra«. Naime te su ustanove i družbe »javne pravne osobe«[4] koje osniva mjerodavna vlast da »u granicama koje su im određene u ime Crkve obavljaju, prema odredbi pravnih propisa, svoju zadaću koja im je povjerena radi općeg dobra«[5]. Zbog toga, u nužnom korištenju materijalnih dobra ne smije se nikada prekoračivati »’ciljeve’ kojima ona moraju služiti i u tome treba postaviti granice, biti širokogrudni i pridavati tome duhovni značaj i smisao«[6].

Osim razumijevanja smisla i ciljeva crkvenih dobara, u izlaganjima, razmišljanjima i susretima održanim na Simpoziju pruženi su vrijedni primjeri upravljanja crkvenim dobrima, pokazujući u njihovu transparentnom i profesionalnom upravljanju korisno sredstvo za misiju pojedinih ustanovâ.

Iz tih je razmišljanja izbilo na vidjelo prije svega sjećanje na inovativne i proročke izbore koje su posvećene osobe stoljećima činile na polju ekonomije[7] i stavljali ih u službu čitavoga društva. Ti su izbori veoma urgentni u današnjem društveno-ekonomskom kontekstu, u kojima je od temeljne važnosti proročko svjedočenje posvećenih osoba[8].

Ekonomska dimenzija je duboko povezana s osobom i poslanjem. Uz ekonomiju su vezani vrlo važni izbori za život, u kojima se mora zrcaliti evanđeosko svjedočenje[9], pozorno na potrebe braće i sestara.

Pozornost prema evanđeoskoj dimenziji ekonomije ne smije se, stoga, nipošto zanemariti u izgradnji (formaciji), na osobit način u pripravi onih koji će danas-sutra preuzeti odgovornost za družbu i koji će morati upravljati ekonomskim strukturama u redu na načelima besplatnosti[10], bratstva i pravednosti[11], postavljajući temelje evanđeoske ekonomije dijeljenja i zajedništva[12].

Osnivačka karizma je u cijelosti upisana u »logiku dara« koja »ne isključuje pravednost niti se nalazi uz nju kao drugotna sastavnica«: svojom darovanošću, kao posvećene osobe, dajemo prvi doprinos ekonomskom, društvenom i političkom razvoju koji, »želi li…biti autentično ljudski«, mora »dati prostora načelu besplatnosti kao izrazu bratstva«[13]. »Dar po svojoj naravi nadmašuje zaslugu, a njegovo je pravilo – preobilje«[14].

Ove smjernice i načelâ za upravljanje dobrima nude nam se kao pomoć da ustanove s novom odvažnošću i proroštvom odgovore na izazove našeg vremena, kako bi nastavile biti proročki znak Božje ljubavi[15].

Ova Kongregacija za ustanove posvećenog života i družbe apostolskog života upućuje poziv da se s istima upozna članove ustanovâ, osobito poglavare i ekonome, i da se, najkasnije do 31. siječnja 2015., u pismu njegovoj uzoritosti Joséu Rodríguezu Carballu, OFM pošalju mišljenja i prijedlozi kako unaprjeđivati i sve bolje koristiti dobra koja je providnost stavila na raspolaganje Crkve da plodonosnije vrši svoju službu služenja Kristu i siromašnima, prema različitim karizmama.[16]

1. Upravljanje dobrima

U ovom prvom dijelu će se razmotriti neki elementi i procedure koje potpomažu ispravno i zdravo upravljanje dobrima u ustanovama posvećenog života i družbama apostolskog života.

1.1. Karizma, poslanje, djelâ i planiranje

»Vjernost osnivačkoj karizmi i susljednoj duhovnoj baštini svake ustanove«[17] je, zajedno s evanđeoskim zahtjevima, prvi kriterij vrednovanja odlukâ koje se donose i intervencijâ koje se čine, na bilo kojoj razini, jer »narav karizme upravlja snagama, podupire vjernost i usmjerava apostolski rad svih prema jedinomu poslanju«[18].

Nužno je, stoga, upustiti se u ponovno sagledavanje misije u službi karizme te provjeriti je li karizmatski identitet utemeljitelja vidljiv u karakteristikama operativnih odgovora. Djela koja se čine mijenjaju se prema potrebama vremena i poprimaju različite oblike ovisno o društvenom i kulturnom kontekstu.[19] Može se, naime, dogoditi da se djelima više ne upravlja u skladu s trenutnim izrazom poslanja i da se upravlja nekretninama koje više ne služe djelima koja izražavaju karizmu[20].

Nužno je, stoga, da svaka ustanova posvećenog života i družba apostolskog života:

– definira koja djela i aktivnosti nastaviti, a koja ukinuti[21] i promijeniti i na kojim novim granicama[22] započeti putove razvoja i svjedočenja poslanja koji odgovaraju današnjim potrebama, u punoj vjernosti vlastitoj karizmi[23];

– pokrene procedure koje omogućuju dobro planiranje dobara, predviđajući korištenje budžeta i proračuna, provedbu i provjeru odstupanja, kontrolu upravljanja, pomno čitanje bilanci, provjeru i promjenu koraka koje tek treba učiniti; te su procedure nužne bilo za započinjanje novih djelâ bilo za donošenje smotrenih odluka također u fazi prestanka korištenja ili otuđivanja nepokretnih dobara;

– izradi višegodišnje planove i projekcije, kako bi se, što je više moguće, predusrelo nastanak problema ili se s njima uhvatilo u koštac na vrijeme, dok se još može nešto poduzeti;

– koristi bilancu ne samo za djela/djelatnosti, već također u zajednicama, kao sredstvo izgradnje za ekonomsku dimenziju, u cilju povećanja zajedničke svijesti na tome polju, i provjere stvarnog stupnja osobnog siromaštva i siromaštva zajednice[24];

– pokrene odgovarajuće sisteme praćenja za poslove koji generiraju gubitke, provodi planove izlaska iz deficita i nadiđe asistencijalistički mentalitet: pokrivati gubitke u nekom pothvatu a ne rješavati probleme u upravljanju znači rasipati resurse koje bi se moglo koristiti u drugim djelima;

– posveti pažnju održivosti (duhovnoj, relacijskoj i ekonomskoj) djelâ i, gdje ova nije zajamčena, preispita sama djelâ;

– izgradi, ako je nužno, nove strukture, koje su prilagodljivije, fleksibilnije i lakše im je upravljati, koje dugoročno gledano predstavljaju manji teret i, u vrijeme kada se ustanova ili družba suoči sa teškoćama sa zvanjima, lako se mogu ustupiti drugima ili djelomično koristiti bez visokih troškova upravljanja.

1.2. Transparentnost i budnost: jamstvo ispravnosti

Evanđeosko svjedočenje zahtijeva da se djelima upravlja potpuno transparentno, uz poštivanje crkvenih i građanskih zakona[25], i da se ona stave u službu mnogih oblika siromaštva.

Transparentnost je nužna za djelotvornost i učinkovitost poslanja.

Nadzor i kontrolu se ne smije shvaćati kao ograničenje autonomije ustanovâ ili znak pomanjkanja povjerenja, već kao izraz služenja zajednici i transparentnosti, te također kao zaštita onoga koji obavlja osjetljive zadaće upravljanja.

Praksa nadzora – prema načinima određenim općim i vlastitim pravom – ne samo da odgovara dužnosti kontrole koja pripada poglavarima već predstavlja nezaobilazan element za narav crkvenih dobara i njihov javni karakter, kao sredstva u službi ciljeva vlastitih Crkvi[26].

Da bi se postiglo taj cilj neka viši redovnički poglavari, zajedno sa svojim Vijećima:

– razrade sisteme unutarnje kontrole koji odgovaraju veličini pojedinog djela, koji će se temeljiti na prikladnoj raspodjeli zadaćâ i jasnom sistemu autorizacijâ;

– zajamče da se u ostvarivanju poslanja, koje se provodi uz pomoć dobara, poštuju evanđeoska načelâ i istodobno ciljevi ekonomičnosti;

– imaju jasan uvid u to kako se upravlja svim djelima u pojedinoj provinciji[27], bilo onima koja su u vlasništvu ustanove, bilo onima koje ustanova promiče ili koja su od nje potekla (primjerice udruge);

– odobravaju investicijske planove i proračun na početku godine;

– zahtijevaju prikladnu dokumentaciju i registraciju različitih djelâ.

Neka ekonomi/e:

– podnose povremena izvješćâ višim redovničkim poglavarima i njihovim Vijećima u kojima će biti predstavljena kretanja u upravljanju, administraciji i financijama ustanove ili provincije ili pojedinog djela (pothvata);

– vode evidenciju o transakcijama i ugovorima na način koji je u skladu sa zakonskim zahtjevima građanskog zakonodavstva pojedinih mjestâ;

– koriste suvremene sustave arhiviranja i informatičkog pohranjivanja podataka.

1.3. Podnošenje izvješća i bilance

Papa Franjo je u poruci sudionicima Simpozija pozvao da se poveže »prioritetna karizmatsko-duhovna dimenzija s ekonomskom dimenzijom i djelotvornošću, koja ima svoj vlastiti humus u tradiciji upravljanja ustanovâ koja ne trpi rasipanje i pomno pazi da se imovina dobro koristi«[28].

U tome su smislu od temeljne važnosti sredstva vezana uz podnošenje bilančnih izvještajâ[29]. Posebno je poželjno da se ustali praksa odvajanja bilanci za djelâ od bilanci za zajednice. Definiranje računovodstvenih pravilâ i shemâ bilance zajedničkih svim stvarnostima pojedine ustanove (međuprovincijski okruzi, zajednice, djelâ, službe) predstavlja obavezan korak k izjednačavanju, na nacionalnoj i međunarodnoj razini, procesâ sastavljanja samih bilanci.

U vezi s tim neka ustanove posvećenog života i družbe apostolskog života:

– sastavljaju bilance prema jedinstvenim međunarodnim shemama, uvodeći jedinstvena računovodstvena pravila, načine podnošenja izvješćâ i kriterije vrednovanja bilančnih stavki na nacionalnoj i međunarodnoj razini;[30]

– uvedu radnje potvrđivanja bilanci i takozvane audit, što predstavlja jamstvo ekonomsko-administrativne ispravnosti od strane ustanovâ;

– obrate se za pomoć stručnjacima koji su spremni pružiti svoje usluge Crkvi i profesorima kako na katoličkim sveučilištima tako na drugim učilištima. Transparentnost i pouzdanost u podnošenju izvještajâ o imovini i upravljanju mogu se, naime, lakše postići uz pomoć stručnjaka kako bi se zajamčilo primjenu primjerenih procedurâ, vodeći računa o veličini ustanove i njezinim djelima.

Treba imati na umu da ova Kongregacija za ustanove posvećenog života i družbe apostolskog života, u slučaju nepostojanja certificiranih bilanci, može ne odobriti procedure financiranja.

1.4. Upravljanje imovinom i osnovna imovina

Kao što je poznato, sva nepokretna i pokretna dobra, pravâ i aktivni i pasivni odnosi pravne osobe, promatrani kao cjelina, predstavljaju njezinu imovinu[31]. Tu imovinu, koja omogućuje život ustanove, ne smije se dovesti u pitanje i ugroziti. [32]

U toj je perspektivi prijeko potrebno ponovno razmotriti i produbiti – u odgovarajućim crkvenim i legislativnim kontekstima – kanonsku normativu takozvane »osnovne imovine«. U Zakoniku kanonskog prava ona nije izričito definirana. Zakonik pod time pretpostavlja klasični pojam, obrađen kanonskim učenjem o zakonito upisanim dobrima[33] pravne osobe kao trajno nasljedstvo – bilo da je riječ o kapitalnim dobrima ili profitabilnoj imovini – radi lakšeg postizanja institucionalnih ciljeva i kako bi se zajamčilo materijalnu samodostatnost.

Općenito se osnovnom imovinom smatraju: dobra koja su sastavni dio osnivačkog trajnog nasljedstva ustanove; dobra koja su pripala samoj ustanovi, ako je tako odredio darovatelj; dobra određena od strane vodstva ustanove.[34] Da bi neko dobro moglo biti sastavnim dijelom osnovne imovine neke pravne osobe nužan je »zakoniti upis«[35].

Ovaj dikasterij traži da:

– svaka ustanova posvećenog života i družba apostolskog života, nakon pomnog vrednovanja cjelokupnog okvira i pojedinih djelâ, napravi, na najprikladnije načine, također u aspektima civilnog zakonodavstva, popis dobara koja čine osnovnu imovinu;

– viši redovnički poglavari sa svojim Vijećem ili tijelo urešeno kolegijalnom vlašću (generalni, provincijski kapitul ili slična zborovanja) – određeno vlastitim pravom – donosi odgovarajuću odluku o zakonitom upisu.

Pojam osnovne imovine obavezno je unijeti u konstituciju ili bar u neki drugi pravni tekst ustanove.

Navedeni propisi ne predstavljaju samo mogućnost određenu kanonskim zakonodavstvom, već se također, u nekim slučajevima, predstavljaju kao neodgodivo rješenje u cilju očuvanja kontinuiteta ustanove kao javne pravne osobe.

2. Suradnja s krajevnom Crkvom, s drugim ustanovama i sa savjetnicima

2.1. Odnos s mjesnim ordinarijem i krajevnom Crkvom

Misija posvećenog života je sveopća i poslanje mnogih ustanova obuhvaća čitav svijet. Ipak, ona je također ucijepljena u točno određene mjesne stvarnosti. Ustanove, u svojim različitim artikulacijama, u stalnom su dodiru s općom Crkvom i s krajevnom Crkvom.[36]

– Dijalog s mjesnim ordinarijem je važan u slučaju u kojem ustanove imaju namjeru zatvoriti kuće ili obustaviti neko od svojih djelâ[37] odnosno otuđiti nepokretna dobra.

– Prije donošenja odluka vezanih uz neki teritorij, dobro je da viši redovnički poglavari upoznaju sa svojim namjerama ustanove koje su prisutne na tome teritoriju, kako neki grad ili biskupija ne bi bili lišeni prisutnosti redovnikâ.

2.2. Odnosi sa suradnicima i savjetnicima

Obzirom na složenost ekonomskih i financijskih pitanja u upravljanju dobrima i djelima, danas je gotovo nužno obratiti se za pomoć stručnjacima, bilo da su to laici ili članovi drugih ustanova.

Treba ipak izbjegavati dvije krajnosti: s jedne strane ne obraćati se za pomoć savjetnicima kako se ne bi na to trošilo novac i time riskirati da se upadne u zakonske, ekonomske i porezne probleme; a s druge rasipati novac ustanova na savjetovanja, koja se ne pokazuju uvijek uspješnima.

Dobro je, ipak, podsjetiti da posljednju odgovornost za odluke na administrativnom, ekonomskom i financijskom polju te na polju upravljanja uvijek ima ustanova i tu se odgovornost nikako ne smije prepustiti laicima ili članovima ostalih ustanovâ; savjetnici mogu biti od pomoći, ali ne mogu zamijeniti voditelje ustanove.

U vezi s tim:

– nužno je obratiti se za pomoć suradnicima laicima na onim područjima na kojima ustanova nema među svojim članovima osobe koje posjeduju specifične stručne ili tehničke vještine;

– neka odnosi sa stručnjacima budu regulirani jasnim ugovorima na određeno vrijeme, vezano uz službe koje će pružiti;

– za ustanovu mogu biti od velike pomoći studijska povjerenstva sastavljena od članova ustanovâ ili laikâ, s formalnim pravilnikom u kojem će biti naznačene svrhe i trajanje službe članova.

2.3. Odnos i suradnja s ostalim ustanovama

U suradnji među ustanovama[38] – koja je već bila temom posebnog naputka ove Kongregacije posvećenog izgradnji (formaciji)[39] – stečena su vrlo važna iskustva u pastoralnoj i karitativnoj interakciji partikularnih Crkava. Sada treba tu suradnju ojačati kroz uvjereniju crkvenu strategiju. Dijeljenje resursâ, projekata i aktivnosti nema za neposredni cilj očuvanje kontinuiteta djelâ, već služi promicanju njihova karizmatskog, to jest crkvenog značenja.

Suradnja s drugim redovničkim ustanovama (u smislu dijeljenja dobrih praksi, zajedničkog rada na zajedničkim projektima, pokretanja novih oblika služenja Crkvi) provodi se u djelo kao način jačanja upravljanja i vođenja resursâ te učinkovitosti poslanja svake ustanove.

Veliki doprinos za rast zajedništva među ustanovama pružaju konferencije viših redovničkih poglavara[40]. Pored toga što jačaju suradnju i dijalog, one mogu zajamčiti, osobito u pogledu građanskih zakonskih propisa, vrijednu pomoć i pružiti korisne upute i smjernice.

3. Izgradnja (formacija)

Izgradnja za ekonomsku dimenziju[41] u skladu s vlastitom karizmom od temeljne je važnosti kako bi izbori u misiji mogli biti inovativni i dalekovidni.

U gotovo svim ustanovama ekonomski su aspekti povjereni nekoj osobi, ekonomu ili ekonomi[42], kojima se povjerava neka stručna zadaća: to je imalo za posljedicu nezanimanje za ekonomiju u zajednici, pospješujući gubljenje doticaja s troškovima života i naporima upravljanja i izazivajući, u stvarnosti koja nas okružuje, dihotomiju između ekonomije i poslanja.

Izgradnja za ekonome, osim toga, ne odgovara uvijek novim pitanjima i promjeni uloge ekonoma u prijelazu s perspektive podnošenja financijskih izvješćâ i računovodstva na perspektivu upravljanja.[43]

Zato:

– neka viši redovnički poglavari budu svjesni da ne odgovara svaka tehnika upravljanja evanđeoskim načelima i nije svaka u skladu sa socijalnim učenjem Crkve[44];

– neka početna izgradnja predviđa naobrazbu za ekonomsku dimenziju i dimenziju upravljanja, za troškove života i poslanja, kao i za jačanje odgovornosti u življenju zavjeta siromaštva u današnjem društveno-ekonomskim okolnostima;

– neka se u izgradnji ekonomâ senzibilizira braću i sestre za evanđeoska načela na kojima se temelji ekonomsko djelovanje i neka im se pruže tehničke vještine da mogu službu ekonoma obavljati u skladu s upravljanjem;

– neka svi članovi ustanove budu svjesni važnosti da se naviknu raditi s budžetom i proračunima, sa sviješću da ovi odražavaju vrijednosti i duh ustanove, i neka to poduzimaju kao praktični put izgradnje za ekonomsku dimenziju misije i djelâ;[45]

– neka se ekonomima pomaže i prati ih se u obavljanju njihove zadaće kao služenja a ne kao vladanja, da budu velikodušni i susretljivi u jamčenju raspoloživosti dobara za apostolat i poslanje;

– neka laici koji surađuju s ustanovom (bilo kao savjetnici bilo kao zaposlenici) budu svjesni da rade u ustanovi urešenoj vlastitom karizmom i da je, u duhu siromaštva, korištenje dobara upravljeno razvoju poslanja.

Ove smjernice, draga braćo i sestre, imaju jedino za cilj olakšati vam vašu nezaobilaznu zadaću voditeljâ različitih redovničkih obitelji.

Naš dikasterij, u punoj vjernosti uputama i smjernicama Svetog Oca, je vrlo sretan što može pružiti tu službu, sa sigurnošću da će, živeći ekonomsku dimenziju na evanđeoski način, ustanove posvećenog života i družbe apostolskog života moći ponovno pronaći novi apostolski zanos za nastavljanje vlastitog poslanja u svijetu.

Osjećamo da je nama osobno upućen implicitna zadaća u ovim riječima Svetog Oca: »Moja misija koja se sastoji u tome da budem usred naroda nije dio moga života, privjesak koji mogu skinuti, nije dodatak ili tek jedan od mnogih momenata života. Naprotiv, to je nešto što ne mogu iščupati iz svoga bića a da ne uništim samoga sebe. Ja sam jedna misija na ovoj zemlji i upravo zbog toga i jesam na ovome svijetu. Moramo uvidjeti da smo duboko označeni, štoviše opečaćeni tim poslanjem da prosvjetljujemo, blagoslivljamo, oživljavamo, tješimo, liječimo, oslobađamo«[46]; naše će zajednice primiti tako »najljepši Gospodinov dar«[47].

Jamčeći svima da ćemo vas se spomenuti u svojoj molitvi Gospodinu, sve vas iskreno i od srca pozdravljamo!

Vatikan, 2. kolovoza 2014.

Sveta Marija Anđeoska u Porcijunkuli

Kardinal João Braz de Aviz

Pročelnik

José Rodríguez Carballo, OFM

Nadbiskup tajnik

 

(S talijanskog za HKVRPP odobrenjem LEV-a preveo Slavko Antunović)